Viikkoraportin kirjoittaminen (kuvilla)

Sisällysluettelo:

Viikkoraportin kirjoittaminen (kuvilla)
Viikkoraportin kirjoittaminen (kuvilla)
Anonim

Hankkeiden koosta riippuen joskus voi olla tarpeen raportoida viikoittain, kuten tutkimushankkeissa, harjoittelupaikoilla tai kaupassa ja vähittäiskaupassa. Hyvän viikoittaisen raportin pitäisi antaa johtajalle mahdollisuus arvioida projektin edistymistä nopeasti.

Askeleet

Osa 1/3: Valmistele tietosi

Kirjoita viikkoraportti Vaihe 1

Vaihe 1. Selvitä raporttisi syy

Jos haluat kirjoittaa viikoittaisen raportin, joka liittyy hierarkiaan, selvitä, miksi esimiehesi tarvitsee raportin joka viikko. Koska se ei voi pitää sinua työssäsi, kohdista tarve ja saat laaturaportin joka viikko.

  • Useimmiten raportin tarkoituksena on kertoa hankkeen edistymisestä, jolloin vastuuhenkilöt voivat tehdä päätöksiä sen perusteella.
  • Esimerkkinä varaosaliiketoiminnasta johtajan on tehtävä viikoittain myyntikertomus. Tätä raporttia käytetään myynnin arviointiin, mahdollisten lisävarusteiden tarkastamiseen, hintojen tarkistamiseen tai tiettyjen tuotteiden myynninedistämiseen.
  • Huomaa, että raportin kirjoittaminen joka viikko osana harjoittelua tai tutkimusprojektia antaa sinun yhdessä esimiehesi tai opettajasi kanssa nähdä edistymisen tavoitteiden saavuttamisessa ja keskustella löytämästäsi.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 2

Vaihe 2. Tunne lukijasi

Yleisösi tunteminen on välttämätöntä raportin tehokkaaseen viimeistelyyn ja sen vastaamiseen tarpeisiisi. Huomaa, että jos sinulla ei ole aavistustakaan siitä, kuka lukee raporttisi, et ehkä tee sitä, mitä sinua pyydetään tekemään.

  • On tärkeää tietää, kenelle osoitat raportin, koska et kohtele aihetta samalla tavalla. Esimerkiksi mistä tahansa keskustelun aiheesta, et käytä samoja sanoja teini -ikäiselle yleisölle ja sen alan asiantuntijaryhmälle, jonka haluat käsitellä.
  • Kun sinulla on käsitys siitä, kuka lukee raporttisi, voit tietää, kuinka paljon he tietävät viikoittaisessa raportissasi käsitellyistä aiheista. Jos raportissasi keskustellaan työlainsäädännön kehityksestä ja lukijasi kuuluvat työlainsäädäntöön erikoistuneeseen asianajotoimistoon, sinun ei tarvitse esitellä lakia ja voit esitellä muutokset tulevaisuudessa. Sitä vastoin saman aiheen osalta, mutta yrittäjien kanssa, joita tämä laki koskee ja joiden kehitys aiheuttaa suuria muutoksia heidän ammattiinsa, sinun on perehdyttävä aiheeseen tarkemmin.
  • Ole varovainen, opettajasi tai opettajasi eivät edusta yleisöäsi, jos sinun on kirjoitettava asiakirja osana tutkimusta, harjoittelua tai muuta harjoitusta opintojasi varten. Määrittele raporttisi tavoite katsomalla, mikä on työsi aihe ja ota huomioon myös opintojesi alue.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 3

Vaihe 3. Tunnista tärkeät kohteet

Yleisösi ei lue arvosteluasi kokonaisuutena, vaikka yrität olla ytimekäs. Joten sinun on järjestettävä se niin, että lukijat näkevät tärkeimmät kohdat. Laita siis tärkeät asiat raporttisi alkuun yleisön luettavaksi.

  • Raportti vertailututkimuksesta kolmesta samanlaisesta tuotteesta, joissa sinun on annettava johtopäätöksesi yritykselle, joka haluaa hankkia parhaan kolmesta tuotteesta, esittämällä alussa mielestäsi kiinnostavin. Sitten voit kertoa raportissasi miksi päädyit tähän johtopäätökseen.
  • Yleensä raportin ensimmäisellä sivulla esitetään tehdyn tutkimuksen johtopäätökset, suositukset tai tulokset. Raportin muut sivut tukevat esitystäsi ensimmäisellä sivulla. Lukijat voivat selata niitä, jos he kokevat sen tarpeelliseksi.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 4

Vaihe 4. Hyväksy asiakirjaan varattu kohtalo

Yleensä viikoittaiset raportit jätetään lukematta. He ovat siellä vain seuratakseen liiketoiminnan etenemistä. Älä siis loukkaannu, jos työtäsi ei lueta ahkerasti joka viikko.

  • Ole varovainen, vaikka tiedätkin, että raporttiasi ei todennäköisesti lueta, et saa heikentää sen laatua. Älä ole välinpitämätön raporttisi sisällön suhteen. Pysy asiallisena ja asiallisena. Sinun on tehtävä tehtävä, joka vastaa sinulle annettua tehtävää. Tämä on ammatillinen sitoumus, joka sinun on noudatettava.
  • Huolimatta siitä, että haluat kirjoittaa taitojasi vastaavan raportin, sinun on oltava valppaana luettavien elementtien suhteen. Joten ole varovainen, ettet ole moitteeton antamistasi suosituksista, johtopäätöksistä tai tuloksista.
  • Älä kuvittele, että hierarkiasi ei lue raporttejasi kiinnostuksen puutteen tai laiskuuden vuoksi. Johtaja tietää, miten tehdä asiaankuuluvia päätöksiä tietäen olennaiset elementit. Tämän vuoksi johtaja ei lue viikkoraporttia kokonaisuudessaan, mutta pitää sen kätevästi. Myöhemmin hänet voidaan syystä tai toisesta saada kiinnostumaan syvällisemmin tietyistä kohdista.

Osa 2/3: Rakenna raporttisi

Kirjoita viikkoraportti Vaihe 5

Vaihe 1. Käytä liiketoimintamallia

Ei ole harvinaista, että yritys käyttää omaa ainutlaatuista viikoittaista raportointimuotoaan. Lisäksi johtajat ovat epäilemättä tottuneet noutamaan tietoja ennalta määrätyistä puitteista. Käyttämällä eri raporttimuotoa voit häiritä liiketoiminnan sujuvaa toimintaa.

  • Huomaa, että raporttimuodon merkitys näkyy esimerkiksi myynnissä. Johtaja katselee yleensä viikoittaisen raportin kaaviota tai kiinnostuksenkohtaa. Jos päätät olla noudattamatta yrityksen käyttämää mallia, tietoja tarvitsevien ihmisten on selattava sitä löytääkseen haluamansa tiedot.
  • Ota selvää ihmisiltä, ​​jotka saattavat tietää, onko olemassa viikoittainen raporttimalli, kuten esimiehen avustajat. Sinun ei siis tarvitse rakentaa mallia. On hyvin yleistä, että yrityksillä on jo malli, jossa on taulukot, kirjasin ja marginaalit.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 6

Vaihe 2. Muokkaa raportin lähettämistä

Lähetä raporttisi sopivalla välineellä. Jos lähetät asiakirjasi sähköpostin liitteenä, tiedot näytetään eri tavalla kuin jos lähetät paperisen raportin.

  • Jos haluat lähettää raportin sähköpostitse, sinun on lähetettävä yhteenveto sähköpostissa. Tällä tavalla kaikille sähköpostin avaaville ilmoitetaan välittömästi liitteen sisällöstä. Jälkimmäisen avaavat vain ne, jotka haluavat lukea raportin.
  • Paperisen raportin esittelyä varten ensimmäinen sivu on erittäin tärkeä voidakseen tietää, mitä se on ja sen luokittelun kannalta. Siinä on esitettävä otsikko, jopa joitakin merkintöjä, kuten päivämäärä, editorin nimi ja sivumäärä.
  • Riippumatta siitä, miten lähetät raportin, sinun on kirjoitettava tekijän nimi ensimmäiselle sivulle, koska kahden raportin sivut voivat sekoittua tulostimeen. Sivut tulisi olla läsnä, esimerkiksi "X of Y", jotta jokainen lukija voi varmistaa, että heillä on kaikki raportin sivut.
  • On tärkeää, että tunnistat jokaisella sivulla selvästi tekijän nimen, aiheen, asianomaisen viikon ja sivut. Voit syöttää nämä tiedot esimerkiksi raporttisivujen otsikkoon.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 7

Vaihe 3. Kirjoita yhteenveto

Kirjoita raporttisi alkuun tiivistelmä, joka on enintään kaksi kappaletta pitkä. Muista käyttää lauseita raportin jokaisen osan herättämiseen. Normaalisti, jos teet yhteenvedon hyvin, esimies voi sen lukemisen jälkeen ryhtyä tarvittaviin toimiin lukematta yhteenvetoa.

  • Yhteenvedon kirjoittamisen on oltava yksinkertaista ja tosiasiallista, jotta jokainen lukija ymmärtää sen nopeasti. Älä yritä käyttää liian tarkkoja sanoja, vaikka ihmisten, joiden kanssa puhut, oletetaan ymmärtävän ne.
  • Kirjoita yhteenveto, kun olet kirjoittanut raporttisi yksityiskohtaisesti. Kerrotte minulle, että on vaikea tehdä yhteenvetoa asiasta, jota ei ole vielä kirjoitettu. Saatat kuitenkin houkutella käyttämään kirjoitussuunnitelmasi elementtejä yhteenvetona. Älä tee sitä ! Osat voivat muuttua luonnoksen aikana.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 8

Vaihe 4. Järjestä raporttisi eri osat

Heti kun ymmärrät raportin kirjoittamisen puitteet, kehitä suunnitelma raportin otsikoiden mukaisesti, jolloin saat paremman näkyvyyden asiakirjasi kirjoittamiseen.

  • Hallitse raportin siirtymistä osasta toiseen. Sinun on kyettävä vaihtamaan helposti osasta toiseen. Lukijan ei pidä menettää esittelysi säietä. Kirjoita lopuksi asiakirjasi ottaen huomioon tunnistamasi yleisö.
  • Yleensä raportissasi pitäisi olla: synteesi, johdanto, suositukset, tulokset, keskustelut ja johtopäätökset. Tarvittaessa voit myös saada luettelon viitteistä ja liitteistä tarkemmin hahmotella elementtejä. Jos asiakirja on pitkä, sinun on sisällytettävä sisällysluettelo. Viikoittainen selvitys ei kuitenkaan saa olla liian pitkä.
  • Huomaa, että raportin jokaisen osan tulee käsitellä erillistä aihetta. Kappaleet, jotka muodostavat osan, sisältävät idean. Joten osassa, joka näyttää teini -ikäisten ostamat älypuhelimet, sinulla voi olla kappale jokaiselle puhelinmerkille. Sinulla voi olla kaksi alaosaa, joista yksi on pojille ja yksi tytöille. Harkitse nimenomaisten otsikoiden asettamista kullekin alaosalle. Tee sitten kappaleita tyttöjen ja poikien merkkien mukaan.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 9

Vaihe 5. Kirjoita ensimmäinen kansilehti

Raportin pituudesta riippuen voi olla hyödyllistä kirjoittaa ensimmäinen sivu, jossa on otsikko, nimesi, tehtäväsi ja päivämäärä tai jopa pieni kuvaus tämän raportin tarkoituksesta. Tämä koskee pitkää yhdyntää, pikkulasten ei tarvitse tehdä sitä.

  • Huomaa, että ensimmäinen sivu, jossa on otsikko, nimesi ja muut tunnistetiedot, on arkistoinnin helpottamiseksi. Nämä raportin kannessa olevat tiedot eivät siis ole yhteenveto sisällöstä.
  • Tarkista, onko yritykselläsi vakiomuotoinen kattavuusviikkoraportteja. Jos on ensimmäinen sivutyyppi, käytä sitä.
  • Merkitse vähintään kansilehdellesi selkeä otsikko, nimesi ja tämän viikkoraportin laatimiseen osallistuneiden nimi, siellä on myös oltava yrityksen nimi sekä päivämäärä, joka on päivä, jona raportin kirjoittaminen tai lähettäminen.

Osa 3/3: käytä voimakkaita kaavoja

Kirjoita viikkoraportti Vaihe 10

Vaihe 1. Tunnista eri osiot

Nimeä jokainen osa ja alaosa nimenomaisesti, tämä on suuri apu lukijoillesi. Annat yleisösi löytää viikoittaisesta raportista nopeasti sen osan, joka kiinnostaa häntä.

  • Kirjoita mielekkäitä mutta ytimekkäitä otsikoita eri osille ja alajaksoille. Siitä on lukijoille paljon apua.
  • Jos raportissasi näkyy älypuhelinten ostaminen, sinulla voi olla esimerkiksi miehille, naisille ja nuorille tarkoitettu osio. Kussakin näistä kolmesta osasta voit luoda osioita ostoajoista, trendeistä ja suosituimmista tuotemerkeistä.
  • Säilytä sama kirjoitustyyli kaikissa nimikkeissäsi. Jos sinulla on miehille tarkoitettu osa, jonka otsikko on "Osta oikukkaita miehiä", voit valita "Osta oikukkaita naisia" naisia ​​koskevassa osassa. Älä kirjoita esimerkiksi otsikkoa "Osta naissukupuolta" heitä koskevaa osaa varten.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 11

Vaihe 2. Ole ymmärrettävä ja raittiina sanoissasi

Kirjoita lyhyet, riittävät lauseet, jotka on järjestetty aiheen ympärille ja jota seuraa verbi ja täydennys. Lukijat näkevät, että olet perehtynyt raporttisi aiheeseen ja luottavat johtopäätöksiin ja suosituksiin.

  • Kun olet kirjoittanut asiakirjan, lue se uudelleen ja poista kaikki tarpeeton. Varmista, että jokaisella toiminnalla on näyttelijä. Varmistaaksesi, ettet ole unohtanut lentäjää jokaiseen operaatioon, kysy itseltäsi, kuka tekee mitäkin jokaiselle toimintaan johtavalle lauseelle.
  • Poista tarpeettomat toistot ja tarpeettomat toistot, kuten "tarkoitukseen", "varten" tai "käyttöön".
  • Tämä kirjoitustapa saattaa tuntua houkuttelevalta. Ymmärrä, että raporttisi tarkoitus ei ole häiritä huomiota, vaan raportoida viikoittain aiheesta, jotta yleisösi voi tehdä päätöksiä.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 12

Vaihe 3. Ole rehellinen ja asiallinen kirjoituksissasi

Kun sisällytät raporttiin suosituksia, varmista, että ne perustuvat vahvistettuihin ja todennettavissa oleviin tosiasioihin. Älä anna neuvoja henkilökohtaisesta vaikutelmasta, vaan tietyistä tosiasioista sanoilla, jotka eivät aiheuta lukijalle epäilyksiä.

  • Älä käytä sanoja, adjektiiveja ja lauseita, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti tai positiivisesti. Perusta tosiasiallisiin todisteisiin.
  • Saatat esimerkiksi saada viikoittaisen raportin, jonka kirjoitat kauppaverkkoon kuuluvan kauppasi älypuhelinten myynnistä. Raportissasi voit suositella, että joku myyjistäsi ylennetään. Voit tehdä tämän jättämällä asiat johtamatta emotionaalisesta näkökulmasta, kuten "hän on erittäin mukava asiakkaille", mikä on subjektiivista. Esitä todennettavat tosiasiat, kuten "Hänellä on ollut parhaat myyntiluvut yli vuoden ajan" tukemaan ehdotustasi.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 13

Vaihe 4. Käytä tehokkaita verbejä

Kun kirjoitat raporttia, harkitse tarvittaessa toimintaverbien käyttöä, jotta voit tehdä selväksi, että tämä on toiminto. Keskity käyttämään vahvoja verbejä, jotka tekevät selväksi, että tämä on toiminto.

  • Suosittele tehokkaita verbejä, kuten "käytä" käytön sijaan.
  • Pohdintaa johtavia verbejä käytetään verbien tavoin uskoa, kuvitella, ajatella, tietää. Niiden vaikutus on kuitenkin heikompi kuin toimintaverbi. Joissakin tapauksissa on mielenkiintoisempaa palata ajatuspohjaiseen lauseeseesi, kuten "Luulen, että myynti tulee olemaan suurempi vuoden lopussa". Kirjoita sen sijaan: "Kun tarkastellaan kolmen viime vuoden lukuja, myynti on korkeampi vuoden kahden viimeisen kuukauden aikana." Muista perustaa sanasi vaikeisiin tosiasioihin.
  • Pyri saamaan kirjoitus, joka vaatii toimia. Oikaise raporttisi ja poista mahdollisimman monta "ion" -päätteistä prepositiota ja sanaa, jotka voit korvata toiminta -verbeillä. Näin ollen "mielipiteen yksimielisyys" voidaan korvata "yksimielisyydellä" ja aivan kuten "suojella" on mielenkiintoisempaa kuin ilmaisu "suojaa".
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 14

Vaihe 5. Vältä passiivisen äänen käyttöä mahdollisimman paljon

Kun käytät passiivista ääntä, peität näyttelijän ja nostat toiminnan esille. Kontekstista riippuen (diplomaattinen, poliittinen) passiivinen ääni on voimavara. Tämä johtaa kuitenkin vähemmän selkeään tekstiin, joka aiheuttaa sekaannusta.

  • Tiedä, että aktiivinen ääni antaa mahdollisuuden korostaa toimijan toimijaa ja lukijan silmissä toiminnan ohjaaja on selvästi tunnistettu. Saadaksesi paremman käsityksen, ota esimerkiksi sanomalehden artikkeli lapsen pelastamisesta hukkumisesta. Jos tiedot esitetään näin: "Lapsi, joka oli uskaltautunut liian pitkälle, ei voinut palata rannalle. Virta kuljetti hänet väsyneeksi nopeasti. Lopulta hän pelastui uhkaavalta hukkumiselta. " Tässä kohdassa me ymmärrämme, että lapsi pelastui, mutta emme tiedä, kuka tämän toiminnan teki. Muuttamalla viimeistä virkettä seuraavasti: "Lopulta hengenpelastaja Pierre Kicoul reagoi nopeasti ja lähti etsimään lasta ennen kuin hän hukkui", voimme heti nähdä, kuka on rohkeuden tekijä.
  • Huomaa, että aktiivinen ääni on tärkeä sellaisten toimintojen esittämiseksi, joilla voi olla kielteisiä vaikutuksia. Jos huomaat raportissasi "virheitä on tapahtunut", sen lukenut johtaja haluaa tietää tekijän, jotta hän voi tarvittaessa kehystää hänet uudelleen. Huomaa, että jos sinä teit virheen, on muodikasta sanoa niin. Lisäksi tiedetään, että kaikki sanotut virheet on puoliksi anteeksiannettu.
  • Jos haluat tukahduttaa passiivisen äänen lauseet, etsi verbit "olla" ja määritä sitten lauseen toiminta. Tunnista sitten näyttelijä ja muotoile lause uudelleen korostaaksesi hänet.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 15

Vaihe 6. Käytä tietojen perusteella parasta esitystä

Raportissa on hyvä idea käyttää taulukoita tai kaavioita tiettyjen tietojen välittämiseen. Tämä tapa kommunikoida tiedoista on usein paljon tehokkaampi kuin kappale, joka esittelee ne.

  • Käytä raportissasi oikeaa visuaalista työkalua esitelläksesi asioita yleisöllesi, ja sen pitäisi olla yksi tavoitteistasi raportin kirjoittamisessa.
  • Voit esimerkiksi käyttää histogrammia havainnollistamaan älypuhelinten myynnin kehitystä samalla viikolla, mutta eri vuosina. Lukijalle graafisessa muodossa annetut tiedot ovat paljon helpommin ymmärrettäviä kuin jos olisit esittänyt ne taulukossa, jossa hänen olisi pitänyt käydä läpi numerot nähdäkseen erot. Kaavion avulla voit nähdä tilanteen heti.
  • Ymmärrä, että meillä kaikilla on taipumus kaapata visuaalisia elementtejä nopeammin, kun ne esitetään hyvin. Varmista, että tietosi on esitetty oikein ja sijoitettu oikein sivuille. Käytä kaavioita ja taulukoita vain, jos ne tukevat johtopäätöksiäsi ja suosituksiasi.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 16

Vaihe 7. Älä käytä sanoja

Toimialasta tai työpaikasta riippuen on yleisesti käytettyjä ammattikieltä tai ilmaisuja. Älä yritä toistaa niitä raportissasi, ne eivät auta millään tavalla välittämään viestiä, jonka haluat välittää viikkoraportissasi.

  • Tee luettelo teollisuudessa yleisesti käytetyistä sanoista. Kun olet lopettanut raportin kirjoittamisen, etsi raportista nämä sanat ja korvaa ne tarvittaessa.
  • Ajattele yleisöäsi, jos käytät liikaa hip -sanoja, se ei välttämättä tarkoita, että tunnet toimialasi. Se voi olla jopa päinvastoin. Huomaa, että johtajat, jotka ovat usein sinua vanhempia, ovat nähneet paljon tunnussanoja tulossa ja menossa. Joten on parasta välttää käyttämästä sanoja, jotka eivät osoita arvoasi ja saattavat saada sinut näyttämään laiskalta tai yrittämään keuliminen.
  • Varo käyttämästä liian hienoja sanoja. Olipa toimialasi spesifisyys tai teknisyys mikä tahansa, pidä se yksinkertaisena ja selkeänä. Älä siis käytä asiakirjan kaikkia oikeudellisia termejä raportissa lain kehityksestä.
Kirjoita viikkoraportti Vaihe 17

Vaihe 8. Oikoluku

Muista lopettaa raporttisi riittävän ajoissa, jotta sinulla on aikaa tarkistaa se. Jos sinulla on paljon kielioppi- ja kirjoitusvirheitä, lukijan hämmentämisen lisäksi heijastelet huonosti itseäsi.

  • Käytä tekstinkäsittelyohjelmiston oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistusta, mutta älä odota sen korjaavan kaikkia virheitä. Tätä työkalua voi vielä parantaa. Se jättää pois kirjoitusvirheet, esimerkiksi "manteli" "hienon" (homofoni) sijaan.
  • Oikoluku raportin lopusta takaisin alkuun. Tämä tekniikka auttaa havaitsemaan virheitä, joita et ehkä näe toiseen suuntaan aiheeseen perehtyneisyyden vuoksi. Voit jättää pois sanat, jotka aivosi antaisivat sinulle, kun niitä ei ole tekstissä. Tämä oikolukutekniikka voi auttaa lievittämään tällaisia ​​ongelmia.
  • Lue asiakirja ääneen. Kun luet raporttisi tällä tavalla, näet, onko osia, joita on vaikea lukea, tai että lauseiden käänne ei tuo ajatusta sellaiseksi kuin kuvittelit. Lukijat kokevat saman ongelman, joten muokkaa näitä osia "kuulostamaan paremmin" korvallesi.

Suosittu aihe