Kuinka kirjoittaa työraportti (kuvilla)

Sisällysluettelo:

Kuinka kirjoittaa työraportti (kuvilla)
Kuinka kirjoittaa työraportti (kuvilla)
Anonim

Vaikka se voi tuntua vaikealta, työraportin kirjoittaminen voi olla paljon helpompaa kuin luulet. Ammattimaisia ​​raportteja käytetään usein selittämään hankkeen etenemistä tai muodostamaan johtopäätöksiä ja suosituksia työongelmasta. Tehokkaan asiakirjan kirjoittamiseksi sinun on ensin otettava huomioon tavoite, kohdeyleisö, tutkimus ja välitettävä viesti. Kirjoita sitten se tyypilliseen johtamisraporttimuotoon. Lopuksi raporttia on tarkistettava, jotta se olisi tehokas.

Askeleet

Osa 1/3: Valmistaudu kirjoittamaan raporttisi

Kirjoita työraportti Vaihe 1

Vaihe 1. Määritä raportin tavoite ja aihe

Monissa tapauksissa sinua pyydetään kirjoittamaan raportti. Tavoite tai aihe on todennäköisesti pyynnössä. Kuvittele viesti, jonka haluat välittää, jos olet epävarma tietystä aiheesta tai tavoitteesta. Toinen vaihtoehto on pyytää selvennystä esimieheltäsi tai esimieheltäsi.

Tavoitteesi voi esimerkiksi olla analysoida yrityksen sisäistä ongelmaa, selittää hankkeen tuloksia, johon olet osallistunut, tai antaa esimiehellesi yleiskatsaus työn edistymisestä

Kirjoita työraportti Vaihe 2

Vaihe 2. Valitse yleisölle sopiva sävy ja kieli

Mieti, mitä yleisösi jo tietää, ja myös sitä, mikä kieli olisi sopivin. Työraporttia kirjoitettaessa käytetyt termit ovat yleensä teknisempiä kuin suurelle yleisölle osoitettaessa.

  • Kuka lukee raportin? Mainitse kaikki, jotka voivat käyttää asiakirjaasi.
  • Sisällytä kaikki tarvittavat tiedot, jotta jopa vähemmän tietoinen lukija voi ymmärtää, onko asiakirja tarkoitettu erityyppisille lukijoille. Kuitenkin otsikoita tulisi käyttää jokaiselle osiolle, jotta kehittyneemmät lukijat voivat ohittaa tarpeettomat tiedot. On myös mahdollista sisällyttää osioita kullekin kohderyhmälle niiden erityisten huolenaiheiden käsittelemiseksi.
Kirjoita työraportti Vaihe 3

Vaihe 3. Lisää tutkimus- ja tukimateriaalia, jos mahdollista

Liitä raporttiin asiakirjat, joita on käytetty johtopäätösten tekemiseen tai suositusten laatimiseen. Voit tutustua asiakirjoihin paitsi valmisteluvaiheessa, myös joutua liittämään ne raportin liitteisiin. Tässä on joitakin asiakirjatyyppejä, joita voit harkita valmisteluvaiheessa:

  • taloustiedot;
  • maalaukset;
  • grafiikka;
  • tilastot;
  • tutkimukset;
  • kyselylomakkeet;
  • haastattelut kollegoiden, asiantuntijoiden, asiakkaiden jne.
Kirjoita työraportti Vaihe 4

Vaihe 4. Tarkista edistymisesi edistymisraportin saamiseksi

Kun tämäntyyppinen asiakirja on kirjoitettu hyvin, se antaa yleiskuvan tekemästäsi työstä, mitä aiot tehdä seuraavaksi ja projektin edistymisestä. Ajattele sitä vastauksena kysymyksiin, joita ihmisillä voi olla projektistasi. Tässä on joitain raporttiin sisällytettäviä kohtia.

  • Onko hankkeen laajuus muuttunut?
  • Mitä tehtäviä on suoritettu edellisen raportin jälkeen?
  • Mitkä ovat seuraavat tehtävät?
  • Pystytkö toteuttamaan projektin aikataulussa? Jos ei, miksi?
  • Mitkä ovat esteet ja mitä aiot tehdä niiden voittamiseksi?
  • Mitä uutta opit tässä kuussa?
Kirjoita työraportti Vaihe 5

Vaihe 5. Esitä raportin sisältö

Kirjoita ideasi luonnoksen muodossa, jotta voit rakentaa asiakirjasi. Kun hahmotat, luo otsikoita, jotka auttavat järjestämään ideasi. Suunnitelman ei tarvitse olla liian organisoitu tai hyvin kehitetty, koska se on tarkoitettu vain henkilökohtaiseen käyttöön.

  • Useimmissa tapauksissa on ensin esitettävä tulokset ja päätelmät tai suositukset. Selitä sitten, miten päädyit sinne ja mahdolliset perustelut.
  • Selitä prosessi ja perustelusi hyvissä ajoin ennen kuin pääset kiistanalaiseen johtopäätökseen tai suositukseen, jotta yleisö voi ymmärtää, miksi keksit idean.

Osa 2/3: Kirjoita työraportti

Kirjoita työraportti Vaihe 13

Vaihe 1. Käytä kantta tai lentävää lehteä

Kansilehdellä on oltava erillisellä rivillä raportin nimi ja lähetyspäivä. Ilmoita toisella rivillä kaikkien kirjoittajien nimet. Kirjoita sitten yrityksen nimi ylimääräiselle riville.

  • Joissakin tapauksissa on mahdollista liittää asiakirjaan saatekirje, jossa selitetään, miksi kirjoitit sen, sen sisällön ja mitä mielestäsi pitäisi tehdä. Tämä lähestymistapa on yleisin raporteille, joiden valmistelu on kestänyt liian kauan tai jotka vaativat lisäselityksiä ennen kuin lukija edes katsoo niitä.
  • Jos kirjoitat edistymisraporttia, lisää kansilehdelle nimesi, asiakirjan nimi ja raportin päivämäärä ja aika. Jokaisen kohteen on oltava erillisellä rivillä. Voit kirjoittaa jokaiselle riville "nimen", "projektin nimen", "päivämäärän" ja "raportointijakson" tai vain luetella tiedot.
  • Kysy esimieheltäsi, onko asiakirjan muotoilussa erityisiä suosituksia. Hän on paras lähde raportin asianmukaiseen valmisteluun.
Kirjoita työraportti Vaihe 14

Vaihe 2. Kirjoita yhteenveto, jossa esitetään tärkeimmät tiedot

Listaa perustelusi, johtopäätöksesi ja suosituksesi. Näin lukija voi ymmärtää raportin keskeiset kohdat ilman, että hänen tarvitsee lukea koko sisältö. Yksityiskohtaista selitystä ei tarvitse antaa, mutta lukijan tulee ymmärtää raportin sisältö. Sen pitäisi olla puolen sivun ja yhden sivun pituinen.

  • Koko asiakirjaa ei tarvitse tiivistää. Keskity vain tärkeimpiin ajatuksiin, kuten tärkeimpiin suosituksiin tai johtopäätöksiin.
  • Poistu tästä osiosta, jos kirjoitat edistymisraporttia.
Kirjoita työraportti Vaihe 15

Vaihe 3. Luo sisällysluettelo, jossa luetellaan raportin sisältö

Ilmoita osioiden otsikot sisällysluettelossa sekä sivunumerot, joista osiot alkavat. Tämän ansiosta lukijan on helppo selata sisältöä ja löytää tarvitsemansa tiedot.

  • Käytä kunkin osion otsikoita ja otsikoita, jotta raportti on helppo lukea.
  • Sisällysluetteloa ei yleensä tarvitse sisällyttää edistymisraporttiin, ellei esimiehesi halua sinun tekevän niin. Sinun tulisi kuitenkin sisällyttää otsikot ja otsikot kullekin osiolle, jotta lukijan on helpompi navigoida raportissasi.
Kirjoita työraportti Vaihe 16

Vaihe 4. Kirjoita johdanto asiakirjan hahmottamiseksi

Kerro lukijalle, mikä sai sinut kirjoittamaan tämän raportin. Tee yhteenveto kontekstista ja selitä tavoitteesi. Ennakoi kysymykset, joihin vastaat, tai ongelma, johon aiot vastata. Määritä laajuus ja kehitä sisältösuunnitelma.

  • Esittelyn ei tarvitse olla pitkä. Ole suora ja ytimekäs, jotta lukija ymmärtää kontekstin ja tarkoituksen ilman pitkiä selityksiä.
  • Kirjoita johdanto kahdesta neljään kappaleeseen.
  • Jos tämä on edistymiskertomus, johdannon tulisi olla vain yksi tai kaksi kappaletta pitkä. Sen pitäisi tiivistää projekti ja tulokset, joita toivot saavuttavasi. Voit myös antaa yleiskuvan tekemistäsi töistä ja siitä, mitä aiot tehdä seuraavaksi.
Kirjoita työraportti Vaihe 17

Vaihe 5. Selitä johtopäätöksesi tai tulokset

Anna yleiskatsaus projektiin liittyvistä tutkimuksista tai arvioinneista. Keskustele ja tulkitse sitten havaintojasi ja sitä, miten ne liittyvät raportin aiheeseen.

  • Useimmissa tapauksissa tämä jakso sisältää johdantokappaleen ja luettelon tehdyistä johtopäätöksistä.
  • Tässä on esimerkki johtopäätöksestä:”1. Väestömme ikääntyy, mikä aiheuttaa enemmän riskejä asiakkaidemme terveydelle. "
  • Edistymiskertomuksessa ei ole tuloksia tai johtopäätöksiä. Luettele sen sijaan saavutukset tai tehtävät johdannon jälkeen. Toinen tapa on kirjoittaa lyhyt kappale kahdesta neljään lauseeseen tähän aiheeseen. Luettelo kuitenkin usein riittää. Kirjoita jotain tällaista: "200 € kerättiin juhlateltan maksamiseen", "Yritys X sai sopimuksen festivaalin suunnittelun johtamisesta" ja "1500 asukkaan keskuudessa tehtiin kyselyjä tietojen keräämiseksi yleisöltä".
Kirjoita työraportti Vaihe 18

Vaihe 6. Tee suosituksia seuraavaksi

Suositusten tulee selittää, mitä tulevaisuudessa tapahtuu. Kerro muutamalla lauseella ongelmat, jotka ratkaisut ratkaisevat ja miten ne liittyvät johtopäätöksiin. Esitä tämän kappaleen kirjoittamisen jälkeen suositukset numeroidulla luettelolla, joista jokainen alkaa verbillä. Järjestä suositukset tärkeysjärjestykseen.

  • Kirjoita jotain tällaista:”1. Kouluta kaikki työntekijät sydän- ja keuhkojen elvytykseen. "
  • Kun kirjoitat edistymisraporttia, luettele seuraavat tehtävät tai tavoitteet, jotka aiot saavuttaa seuraavalla kaudella. Tässä muutamia esimerkkejä:”toimittajien valitseminen festivaalille”,”suunnittelutyön hyväksyminen” ja”mainosjulisteiden tilaaminen”.
Kirjoita työraportti Vaihe 19

Vaihe 7. Keskustelkaa käytetystä prosessista ja päättelystä

Selitä, miten lähestyit ongelmaa, kysymystä tai ongelmaa. Tarkista tulokset ja selitä sitten, miten ne johtavat annettuihin suosituksiin. Järjestä keskustelu eri otsikoihin otsikoilla, jotka osoittavat lukijalle selkeästi kunkin osion sisällön.

  • Tämä vaihe voi sisältää perusteellisemman keskustelun tehdystä tutkimuksesta ja arvioinneista.
  • Tämän osion pitäisi olla raportin pisin.
  • Jätä tämä kohta pois, jos kirjoitat edistymisraporttia. Kerro sen sijaan hankkeen aikana kohdatuista esteistä ja siitä, miten voitit ne. Tältä se saattaa näyttää:”Monet haastateltavat eivät palauttaneet kyselyä, koska se ei ollut etukäteen frankettu. Sisällytämme myöhemmin lähetyskulut kyselyihimme tai annamme vastaajille mahdollisuuden suorittaa kysely digitaalisesti. "
Kirjoita työraportti Vaihe 20

Vaihe 8. Listaa kaikki raportissa käytetyt viitteet

Näitä voivat olla sanomalehtiartikkelit, haastattelut, kyselyt, lehdistöartikkelit, tilastolliset tulokset, kyselylomakkeet ja muut asiaan liittyvät tiedot. Mainitse nämä viittaukset raportin lopussa ja anna sivulle nimi "Viitteet".

  • Ellei toisin mainita, käytä APA -tyyliä ammattimaisissa raporteissa.
  • Voit ohittaa tämän osan, jos kirjoitat edistymisraporttia.
Kirjoita työraportti Vaihe 21

Vaihe 9. Anna liitteitä joillekin asiakirjoille

Näitä ovat kyselyt, kyselyt tai sähköpostit. Kaikki yritysraportit eivät tarvitse liitteitä. Voit kuitenkin sisällyttää ne, jos haluat, että lukijalla on käsitys asiakirjoista, joita käytit viitteenä tai lisätietoja, jotka voivat auttaa heitä ymmärtämään paremmin aihetta tai tuloksia. Nimeä jokainen liite erillisellä kirjaimella.

  • Voit esimerkiksi kirjoittaa "liite A", "liite B" ja "liite C".
  • Sinun ei tarvitse sisällyttää tätä osiota, jos kirjoitat edistymisraporttia.
Kirjoita työraportti Vaihe 12

Vaihe 10. Kirjoita lyhyt johtopäätös, jossa esitetään yhteenveto tuloksista tai edistymisestä

Sinun ei ehkä tarvitse tehdä johtopäätöksiä, mutta sen kirjoittaminen voi olla hyvä tapa tiivistää asiakirjan sisältö. Rajoita johtopäätös kolmeen tai neljään lauseeseen tiivistäen raportissa esitetyt tiedot.

Voit kirjoittaa jotain tällaista: "Taidefestivaalin suunnitteluprojekti etenee suunnitelmien mukaan ja valmistuu aikataulussa. Olemme suorittaneet 90% suunnitelluista toimista ja keskitymme nyt laitteiden hankintaan. Hanke ei aiheuta suuria vaikeuksia, mutta kaikki mahdolliset tulevaisuudessa ovat mahdollisia. "

Osa 3/3: raportin laadun parantaminen

Kirjoita työraportti Vaihe 6

Vaihe 1. Käytä tarkasti määriteltyjä otsikoita lukijan ohjaamisessa

Luo suoria ja objektiivisia otsikoita. Lukijan on tiedettävä tarkasti, mitä raportti sisältää.

  • Otsikot saattavat näyttää tältä: Johdanto, tehtävät suoritettu, seuraavan vuosineljänneksen tavoitteet, esteet ja ratkaisut sekä johtopäätös.
  • Muokkaa otsikot vastaamaan raportin tietoja.
  • Edistymiskertomuksen lukijana on todennäköisesti esimiehesi, työntekijäsi tai asiakkaasi.
Kirjoita työraportti Vaihe 22

Vaihe 2. Välitä ajatuksesi suoralla ja yksinkertaisella kielellä

Työraportin ei välttämättä tarvitse koostua monimutkaisista sanoista tai erittäin yksityiskohtaisista lauseista. Vie viesti vain lukijalle. Ilmaise ideasi mahdollisimman yksinkertaisilla sanoilla ja mene suoraan asiaan.

Kirjoita: "liikevaihto kasvoi 50% neljännellä vuosineljänneksellä" sen sijaan, että "liikevaihto kasvoi 50% tuottaakseen valtavia voittoja neljännellä neljänneksellä. "

Kirjoita työraportti Vaihe 23

Vaihe 3. Ole ytimekäs ja pidä asiakirja mahdollisimman lyhyenä

Kirjoittaminen enemmän kuin tarvitset tuhlaa aikaa ja lukijoiden aikaa. Yritä poistaa triviaalit ja päästä asiaan.

  • On hyvä muistaa, että jotkut raportit voivat olla pitkiä ja sisältää paljon tietoa. Yritä kuitenkin olla ytimekäs.
  • Voit kirjoittaa esimerkiksi: "Liikevaihto kasvoi viimeisellä neljänneksellä sen jälkeen, kun myyntitiimi otti käyttöön puhelinkanavajärjestelmän", eikä "näimme kasvua Liikevaihto kasvoi myynnin viimeisellä neljänneksellä, kun lahjakas ja omistautunut tiimimme alkoi houkutella potentiaalisia asiakkaita puhelimitse tarjotakseen heille lisää tuotteita. "
Kirjoita työraportti Vaihe 24

Vaihe 4. Ilmaise ajatuksiasi objektiivisella ja puolueettomalla kielellä

Keskity tosiasioihin ja anna lukijan tehdä omat johtopäätöksensä objektiivisesta näkökulmasta aiheeseen. Vaikka voit antaa suosituksia tietyn ongelman ratkaisemiseksi, älä yritä herättää tunteita lukijassa vakuuttaaksesi ne. Anna hänen tehdä omia ajatuksiaan ja mielipiteitään objektiivisen näkemyksen perusteella.

Sen sijaan, että kirjoittaisit: "Työntekijät, jotka tuntevat olonsa syrjäytyneiksi, ovat masentuneita, mikä saa toimiston tuntumaan elottomalta koneelta", voit kirjoittaa: "Työntekijät, joiden tuottavuus on muita heikompi, tuntevat olonsa syrjäytyneiksi. "

Kirjoita työraportti Vaihe 25

Vaihe 5. Vältä slangin ja ensimmäisen persoonan käyttämistä

Saattaa olla tarkoituksenmukaista käyttää henkilökohtaista pronominia "I" edistymisraportissa, jos kirjoitat projektista, jonka parissa työskentelet yksin. Muussa tapauksessa älä käytä yksikköä ensimmäistä henkilöä tai muuta slängiä työraportissa. Sanaa "sinä" voidaan kuitenkin käyttää puhuttaessa lukijaa.

Säilytä ammattimainen kieli koko raportin ajan

Kirjoita työraportti Vaihe 26

Vaihe 6. Tarkista virheet

Oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet voivat haastaa ammattitaitosi.On tärkeää, että luet koko asiakirjan varmistaaksesi, ettei siinä ole kirjoitusvirheitä, kirjoitusvirheitä tai väärin käytettyjä sanoja. Raportti kannattaa lukea vähintään kaksi kertaa.

  • Pyydä joku muu oikolukemaan puolestasi, jos mahdollista, koska omien virheidesi havaitseminen on vaikeampaa.
  • Jos mahdollista, anna itsellesi vähintään 24 tuntia ennen asiakirjan tarkistamista.

Neuvoja

  • Kun olet kirjoittanut ensimmäisen työraporttisi, voit käyttää sitä mallina tuleville asiakirjoillesi.
  • Työpaikalla voi olla ammattimainen raporttimalli. Kysy esimieheltäsi, voitko käyttää jotakin näistä malleista.
  • Käytä viittausta muotoiluun yrityksen, jossa työskentelet, olemassa olevaa raporttia varten. Tarkista toimistotiedot tai pyydä kollegalta tai esimieheltä kopio olemassa olevasta raportista.

Suosittu aihe